Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan suatu sistem teknologi yang tinggi tingkat kerumitannya. Implementasi ERP mempunyai tingkat kesulitan yang tinggi dan biaya yang besar karena membutuhkan sumber daya yang besar pada perusahaan. Proses pemilihan ERP ini dan vendor yang mengimplementasikannya harus dilakukan dengan tepat. Selain itu harus ada komitmen untuk berubah baik dari pihak manajemen maupun user-user perusahaan. Banyak perusahaan yang gagal dalam mengimplementasikan ERP ini dikarenakan pada saat melakukan implementasi tidak fokus kepada core business perusahaan itu. Ekspetasi yang berlebihan membuat implementasi menjadi lebih lama dan lebih sulit. Pada penulisan ini akan membahas mengenai implementasi ERP pada PT. XYZ, serta apa yang mendorong dilakukannya implementasi dan bagaimana proses implementasi ini mencapai tujuan awal dari perusahaan dengan on time, on budget dan on requirements.
Keywords: SAP, Implementation, Integration
PERUSAHAAN PT. XYZ
PT. XYZ (nama disamarkan) merupakan perusahaan lokal yang bergerak di bidang manufaktur kosmetik seperti perfume, body care, hair care products dan lain-lain. Perusahaan dimulai sebagai home industry yang kemudian berkembang dengan cepat dan sekarang telah menjadi salah satu perusahaan kosmetik terkemuka di Indonesia.
Head Office perusahaan berada di Jakarta dan saat ini telah mempunyai 5 cabang di daerah-daerah yaitu Bandung, Medan, Lampung, Surabaya dan Makasar. Pada saat ini PT. XYZ tidak hanya bergerak di pasar lokal, tetapi jugasudah bergerak di pasar internasional dengan mengeskpor produk-produknya ke luar negeri seperti Malaysia, India, Saudi Arabia, China dan negara-negara lainnya.
Permasalahan
Seiring dengan pertumbuhan pesat dari perusahaan maka pihak manajemen menyadari akan adanya kebutuhan suatu Sistem Informasi yang tepat untuk mendukung proses-proses bisnis di dalam perusahaan. Sebelum mengimplementasikan SAP Business One, PT. XYZ menggunakan sistem yang dikembangkan secara in-house, dimana dengan sistem tersebut perusahaan kesulitan untuk mengelola resource dan mendapatkan informasi yang akurat dan tepat waktu.
Berikut merupakan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. XYZ dengan menggunakan infrastruktur Teknologi Informasi yang lama yaitu:
1. Pada umumn ya setiap kota atau divisi mempunyai program yang berbeda-beda dengan database yang berbeda-beda pula. Hal ini menyebabkan pengumpulan data untuk pembuatan laporan menjadi sulit dan memakan waktu yang lama.
2. Untuk stock barang sendiri memang masih menggunakan sistem manual (paper). Sehingga perlu melakukan pengecekan secara manual (ke orang gudang) pada saat akan menjual barang. Hal ini tentu sangat tidak efisien.
3. Laporan keuangan dari cabang sering sekali tidak sesuai dengan jumlah yang telah diterima. Kesalahan ini sangat sulit untuk dilacak dan tentunya memakan waktu dan effort yang tidak sedikit (program error, human error, fraud dan lain-lain).
4. Pertumbuhan bisnis yang cepat dari perusahaan membuat infrastruktur yang lama menjadi lambat dikarenakan jumlah transaksi yang terus bertambah setiap harinya. Selain itu dibutuhkan sistem yang dapat mendukung transaksi ekspor dan impor (perbedaan kurs)
5. Adanya kebutuhan dari pihak manajemen untuk mengakses data dan laporan secara real-time terutama untuk di cabang-cabang, sehingga diputuskan untuk menggunakan suatu sistem yang dapat mengintegrasikan seluruh perusahaan dan dapat diakses dari manapun dan kapan saja.
Solusi Teknologi Informasi
Pada awal tahun 2008, PT. XYZ mulai mencari solusi baru dan mulai melakukan evaluasi terhadap tiga vendor yang berbeda. Pencarian terhadap sistem baru berlangsung selama kurang lebih ½ tahun, dan pada akhirnya PT. XYZ memutuskan untuk menggunakan ERP SAP Business One dengan beberapa pertimbangan:
1. Dilihat dari segi kebutuhan perusahaan saat ini, SAP Business One merupakan solusi ERP yang tepat, tidak terlalu kecil ataupun terlalu besar.
2. Dari pertimbangan harga implementasi, SAP Business One juga lebih murah dibanding dengan ERP yang lain. Meskipun lebih murah bukan berarti perusahaan hemat atau pelit dalam melakukan investasi. Hanya saja fungsi-fungsi yang ada pada SAP Business One dinilai sudah cukup untuk mendukung proses bisnis di perusahaan saat ini.
3. Waktu implementasi yang tidak terlalu lama dikarenakan resources dan configuration yang dibutuhkan saat implementasi tidak banyak.
4. SAP Business One juga memiliki interface yang user friendly.
Implementasi SAP Business One ini nantinya akan dilakukan oleh salah satu perusahaan IT Solution ternama di Indonesia (nama disamarkan), PT.CDE dalam kurun waktu 3 bulan.
Selain mengimplementasikan ERP SAP Business One, PT. XYZ juga mengimplementasikan Citrix yang berfungsi sebagai penghubung user-user di cabang ke pusat dan Cisco ASA 5505 Firewall untuk menjamin security di perusahaan. Namun pada pembahasan kali ini hanya akan membahas mengenai implementasi ERP SAP Business One.
Detail-detail mengenai service implementasi dapat dilihat pada tabel berikut:
Table 1. Implementation Service Details
Implementation Scope
PT.XYZ sendiri tidak akan mengimplementasikan seluruh modul yang ada pada SAP Business One dikarenakan target implementasi dari perusahaan belum mencapai ke sana. Selain itu mengimplementasikan seluruh modul yang ada akan memakan waktu dan resource yang lebih besar. Modul-modul yang akan diimplementasikan adalah lebih yang berhubungan dengan kegiatan operasional, manajemen yang lebih baik dan belum ke arah strategi. Adapun scope implementasi dari proyek SAP Business One ini adalah:
Table 2. Implementation Scope By Module
Selain melakukan integrasi terhadap divisi-divisi bisnis di dalam perusahaan, implementasi ini juga bertujuan untuk menghubungkan cabang-cabang perusahaan di luar Jakarta.
Gambar berikut menunjukkan proses-proses bisnis yang ada di perusahaan dan keseluruhan proses bisnis ini akan diintegrasikan menggunakan SAP Business One.
Gambar 1. Scope of Implementation By Process
Project Organization, Roles and Responsibilities
Untuk menyelesaikan proyek dengan tepat waktu dan sasaran tentu diperlukan penyusunan dan pemilihan anggota team yang baik. Setiap anggota team memiliki tanggung jawab dan peran masing-masing yang perlu dijalankan supaya proyek dapat berjalan dengan baik.
Steering Committee:
- Untuk menyediakan informasi atau mengambil keputusan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan policy, issue, scope dan perencanaan dari proyek.
- Biasanya mengadakan pertemuan setiap 2 minggu sekali ataupun upon request
Quality Assurance:
- Bertanggung jawab untuk mengevaluasi proyek SAP untuk ke depannya.
- Me-monitor progress dari proyek, dan membandingkannya dengan perencanaan, apakah proyek sudah on target atau belum (mengadakan pertemuan setiap minggu)
- Memberikan arahan dan masukan kepada user-user yang terlibat baik mengenai SAP solution, integrasi ataupun bisnis proses
- Harus available pada saat critical phase of implementation.
- Menjamin kualitas proyek dan mendokumentasinya pada approval process
Project Manager:
- Bertanggung jawab untuk keberhasilan proyek dan mengkomunikasan detail-detail dari proyek ke team proyek
- Melakukan monitor terhadap progress dan memeriksa apakah koordinasi yang dibutuhkan antara team proyek dengan user-user telah terpenuhi.
- Project Manager XYZ bertanggung jawab untuk komunikasi internal secara formal di dalam perusahaan mengenai implementasi proyek.
- Project Manager PT. CDE akan memberikan dukungan dan metodologi berkaitan dengan issue functional dan hasil yang akan dicapai.
- Memberitahukan status progress dan laporan mengenai implementasi ke seluruh anggota proyek
PT. CDE Consultant:
- Mengidentifikasi, klarifikasi proses-proses bisnis yang ada dan issue-issue pada saat implementasi
- Membuat dan melakukan develop prosedur-prosedur untuk SAP.
- Melakukan kustomisasi dan konfigurasi dari SAP
- Melakukan design untuk report dan form
- Melakukan testing untuk perencanaan integrasi dari SAP
- Memberikan training-training kepada user
- Terus memberikan support kepada user dan Team SAP XYZ after go live.
XYZ Business Division:
• Memberitahukan konsep bisnis dan memberitahukan kepada team SAP. Melakukan integrasi dan interaksi antara workgroups:
o The Finance & Accounting workgroup
o The Sales & Marketing workgroup
o The Purchasing, Logistic & Production workgroup
o The IT workgroup
- Pertemuan diadakan setiap minggu untuk meyakinkan bahwa semua keputusan yang dibuat telah memenuhi tujuan i dari implementasi
- Melakukan pengembangan terhadap detail-detail dari perencanaan kerja implementasi
- Melakukan review terhadap kualitas dan melakukan monitoring terhadap work-group
Implementation Methodology
Tentunya diperlukan suatu metodologi dan perencanaan yang matang supaya proyek dapat berjalan on time, on budget dan on requirements. Berikut merupakan metodologi yang digunakan:
Gambar 2. Implementation Methodology
Proses implementasi SAP Business One ini sendiri terdiri dari 5 fase seperti yang dapat dilihat pada gambar di atas. Adapun kegiatan-kegiatan dan hasil yang ditargetkan pada setiap fase adalah sebagai berikut:
Phase 1 Project Preparation:
• Plan project
• Set up Implementation standards and procedures
• Execute kick-off
• System setup (Development & QA)
• Production hardware installation
• Phase 1 Deliver: Project Preparation Approval
Phase 2 Business Blueprint:
• Define system environment
• Gather business requirements
• Collect configuration needs
• Prepare issue and change log
• Document training and testing plan
• Phase 2 Deliver: Blue Print Documentation
Phase 3 Realization:
• Validate configuration plan
• Validate business processes
• Realize delta requirements
• Run Integration & acceptance test
• Plan key user training
• Phase 3 Deliver: User Acceptance Documentation
Phase 4 Final Preparation:
• Refine cutover plans
• Train key users and administrators
• Create & staff help desk
• Execute cutover
• Quality check: Final preparation
• Start of production
• Phase 4 Deliver: User Training Documentation
Phase 5 Go Live & Support:
• Monitor live environment
• Close open issues
• Start long term support plan
• Quality check: Go Live
• Project closing
• Phase 5 Deliver: Go Live Documentation
Gambar 3. Implementation Timeline
Proses implementasi akan memakan waktu 3 bulan dan mulai kick off pada tanggal 1 Juli 2008.
- Project Preparation dan Business Blueprint memakan waktu 3 minggu.
- Tahap Realization Phase memakan waktu 4 minggu
- Kemudian Final preparation memakan waktu 3 minggu, dan mulai go live pada tanggal 21 September 2008.
- Pada tahap terakhir yaitu Post Go Live Support, akan berlangsung selama 2 minggu. Setelah tahap ini berakhir team SAP PT. XYZ akan menggantikan pihak PT. CDE untuk memberikan support kepada user-user.
Selain itu tentu diperlukan proses transfer of knowledge yang baik dari pihak consultant ke user, supaya user-user dapat menggunakan sistem ini dengan baik dan maksimal.
Gambar 4. Transfer of Knowledge Process
Proses transfer dimulai saat implementasi memasuki phase ke 2, yaitu tahap pembuatan business blue print. Sesuai dengan gambar di atas, pengetahuan user akan terus bertambah seiring dengan waktu dan tahap implementasi itu sendiri. Dan ketika proyek mendekati closing date akan dilakukan training dan User Acceptance Test untuk membuktikan kalau user memang sudah bisa menggunakan sistem dengan baik. Selain itu user-user juga diberikan manual dan dokumentasi. Tentunya dibutuhkan komunikasi yang baik dan lancar antara pihak consultant dengan user agar proses ini dapat berjalan dengan baik.
Critical Success Factors
Berikut merupakan kunci keberhasilan dalam implementasi ERP di PT. XYZ:
1. Management Commitment
Keseriusan manajemen dalam penerapan sistem ERP sangat penting. Pihak manajemen selalu memberikan support, baik dari keterlibatan pada saat proyek, melakukan investasi yang diperlukan dan merubah kebijakan-kebijakan lama.
2. Project Manager, Key Users & Implementers Time Commitment
Tingginya komitmen untuk mencapai target dengan tepat waktu baik dari pihak PT. CDE maupun PT. XYZ
3. Change Management Communication
Mengkomunikasikan perubahan-perubahan yang ada kepada pihak-pihak yang bersangkutan.
4. Resolve Issues quickly
Setiap kali ada issue yang muncul berkaitan dengan penerapan sistem akan dibahas dan diambil solusinya secepat mungkin
5. Investment in Training
Investasi dalam training kepada key user sehingga mereka dapat mengerti bagaimana menggunakan sistem dengan baik. User dari cabang diakomodasikan ke Jakarta untuk ditraining.
6. Project Scope
Project Scope yang jelas dan tidak memasang target yang terlalu jauh.
7. Keep it simple & manageable
Tetap fokus pada bisnis proses dan kebutuhan perusahaan. Sebisa mungkin perusahaan mengikuti best practice dari bisnis proses yang telah ada pada SAP sehingga tidak perlu melakukan banyak cuztomization.
Benefits After Implementation
Adapun benefit-benefit yang telah didapatkan perusahaan sampai saat ini adalah:
1. Improve allignment operations across departments
User-user di setiap divisi dan cabang menjadi terintegrasi dan dapat mengakses data secara real time. Dengan adanya integrasi ini maka pengumpulan data menjadi terpusat dan lebih secure, selain itu akan lebih mudah mengatur data yang terpusat.
2. Improve productivity
Dengan adanya sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat meningkat produktivitas dengan meningkatkan efisiensi pada saat operasional. User akan melakukan aktivitas-aktivitas yang diperlukan perusahaan saja, dengan begini user dapat lebih fokus pada aktivitas yang lebih penting.
3. Improve financial management function
SBO menyediakan data finansial yang terintegrasi sehingga perusahaan mempunyai control yang penuh terhadap finansial perusahaan. Selain itu, data finansial yang real time akan membantu pihak manajemen untuk memonitor performance financial dari perusahaan sehingga dapat mengambil keputusan-keputusan yang diperlukan pada waktu yang tepat.
4. Simplify & standardize entire order of business process.
Proses bisnis di perusahaan menjadi terstandarisasi dan lebih simpel dikarenakan penggunaan aplikasi yang sama. Selain itu sistem juga dapat membantu mengurangi pekerjaan yang menyimpang karena human error dan kesalahan prosedur
5. Reduced/eliminate paperwork
Pekerjaan dengan sistem manual, menggunakan kertas telah berkurang drastis, sehingga pekerjaan karyawan menjadi lebih ringan dan mudah.
Kesimpulan dan Saran
Kesimpulannya diperlukan pemilihan ERP yang tepat sesuai kebutuhan perusahaan. Dan pemilihan vendor serta koordinasi dan komunikasi antara kedua belah pihak harus dijalankan dengan baik agar implementasi ERP dapat berhasil dengan baik. Dalam hal ini, PT. XYZ telah melakukannya dengan cukup baik. Hal ini bisa dilihat dari keadaan yang lebih baik setelah implementasi dan tercapainya tujuan-tujuan awal dari pihak manajemen.
Untuk ke depannya, PT. XYZ mungkin dapat berpikir lebih ke arah strategic untuk penggunaan sistem ERP ini yaitu dengan meningkatkan proses bisnis dan service level di dalam perusahaan dengan mengimplementasikan modul-modul:
1. Sales Opportunities(CRM)
membantu untuk melacak dan menganalisa peluang-peluang yang ada di pasar dan juga menjaga hubungan baik dengan business partner.
2. MRP (Material Requierement Planning)
membantu forecasting untuk perencanaan produksi ataupun proses purchasing sehingga perusahaan dapat lebih efisien.
3. Service
Mengatur interaksi antara bagian customer service dari perusahaan dengan para customer.
No comments:
Post a Comment